Uma transportadora pode continuar no Simples Nacional e, ainda assim, ter de apurar o ICMS fora do DAS. Em 2026, o sublimite é de R$ 3,6 milhões em todos os estados e no Distrito Federal. O momento da mudança depende da receita acumulada no ano, do tamanho do excesso e de a empresa estar ou não no ano de início de atividade.
Antes de calcular o imposto estadual, confira as receitas, a data em que o impedimento produz efeitos, as prestações realizadas e as regras de cada estado envolvido. Para uma visão geral do regime, consulte o guia sobre Simples Nacional para transportadora.
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O que é o sublimite do Simples Nacional?
O sublimite é um limite de receita usado para determinar se o ICMS e o ISS devidos pelos estabelecimentos podem ser recolhidos dentro do Simples Nacional. No transporte, a análise interessa especialmente ao ICMS incidente sobre prestações intermunicipais e interestaduais, conforme a operação.
O limite geral de receita da empresa para permanência no Simples e o sublimite para recolhimento de ICMS e ISS são verificações distintas. Ultrapassar o sublimite, por si só, não significa exclusão automática do regime. A permanência também depende dos demais requisitos legais.
Para 2026, a Portaria CGSN nº 54/2025 estabeleceu R$ 3,6 milhões para todas as unidades da federação, conforme o comunicado oficial sobre o sublimite de 2026. Consulte o valor aplicável ao ano seguinte antes de projetar a apuração: as regras e os limites devem ser conferidos para o período da prestação.
Receita do ano e RBT12: o que conferir
Para analisar o excesso do sublimite na regra geral, acompanhe a receita bruta acumulada no ano-calendário, considerando as regras de composição aplicáveis à empresa e a separação entre receitas dos mercados interno e externo. Some as receitas pertinentes de todos os estabelecimentos da empresa; não avalie apenas uma filial ou um mês isolado.
O RBT12 é a receita bruta dos 12 meses anteriores e participa da determinação da alíquota efetiva do Simples. Ele não substitui a análise do acumulado no ano para identificar o excesso do sublimite. Concilie ambos com os registros fiscais e as informações declaradas no PGDAS-D.
Quando o ICMS passa a ser recolhido fora do DAS?
Verifique primeiro a receita do ano-calendário anterior: o impedimento pode já existir desde janeiro em razão do excesso anterior. A tabela abaixo descreve o excesso ocorrido no ano corrente e não substitui essa verificação. As perguntas 4.4 a 4.6 do manual oficial de perguntas e respostas do Simples Nacional detalham os efeitos do sublimite.
Para uma empresa que já iniciou suas atividades em ano anterior, observadas as regras aplicáveis ao mercado correspondente, os efeitos dependem da receita acumulada no ano:
| Situação em 2026 | Início do impedimento de recolher ICMS e ISS no Simples |
|---|---|
| Excesso de até 20% do sublimite: receita acima de R$ 3,6 milhões até R$ 4,32 milhões | A partir do ano-calendário seguinte, observadas as regras aplicáveis a esse ano. |
| Excesso superior a 20%: receita acima de R$ 4,32 milhões | A partir do mês seguinte ao excesso. |
Exemplo: se uma empresa já em atividade acumular R$ 4,33 milhões em outubro de 2026, o excesso supera 20% de R$ 3,6 milhões. Na regra geral, o impedimento começa em novembro de 2026. A equipe fiscal deve conferir a receita efetiva e as demais condições da empresa antes de aplicar o exemplo.
E no ano de abertura?
Em 2026, o sublimite de R$ 3,6 milhões é proporcional aos meses entre o início de atividade e o fim do ano, contando fração de mês como mês completo: R$ 300 mil por mês. Se o excesso do limite proporcional for de até 20%, o impedimento ocorre no ano seguinte; se superar 20%, os efeitos retroagem ao início da atividade. A situação pode exigir revisão de períodos anteriores.
Por exemplo, para início em outubro de 2026, contam-se três meses e o sublimite proporcional é R$ 900 mil. Receita acumulada de R$ 1,1 milhão nesse período supera em mais de 20% esse limite. O exemplo não substitui a conferência da data de início e das receitas aplicáveis.
Como organizar a apuração após o impedimento
A partir da data efetiva do impedimento, o ICMS das prestações sujeitas ao imposto deve ser apurado segundo a legislação aplicável, fora da sistemática de recolhimento do Simples. A empresa que continua optante segue declarando as receitas no PGDAS-D e recolhendo pelo DAS os tributos que continuem abrangidos, com a segregação correta. Não basta retirar um percentual estimado do documento: confira a parametrização e o período de efeitos.
Reúna os CT-es e demais documentos da operação, informações sobre origem e destino, tipo de serviço, tomador, valores, cancelamentos e ajustes. A equipe fiscal deve identificar incidência, base de cálculo, alíquota, eventuais benefícios e regras de responsabilidade na legislação estadual aplicável. A guia, o vencimento e a forma de apuração dependem da jurisdição e da operação.
Combustível gera crédito automaticamente?
Não. O fato de o ICMS passar a ser apurado fora do DAS não garante crédito sobre diesel ou qualquer outra despesa. A possibilidade depende da legislação e do regime aplicáveis, da operação, da documentação e de eventuais restrições ou opções específicas. Avalie cada hipótese com a equipe fiscal antes de registrar créditos.
Documentos e obrigações: quais pontos revisar
A mudança pode afetar o preenchimento dos documentos fiscais, a escrituração e as declarações estaduais. A obrigatoriedade e o início de entrega da EFD ICMS/IPI, de outras declarações e de eventuais procedimentos cadastrais dependem das normas e dispensas da unidade federada. Não presuma que todas as transportadoras estarão sujeitas às mesmas entregas.
Revise com a contabilidade os dados da inscrição estadual e as configurações do emissor de CT-e, inclusive o tratamento tributário de cada prestação. Confira a existência de regras específicas para operações iniciadas em outras unidades da federação e para eventuais responsabilidades do tomador.
Checklist antes de fechar a apuração
- Concilie a receita bruta acumulada no ano e o RBT12, com identificação dos estabelecimentos e das receitas pertinentes.
- Confirme o sublimite do ano e se a empresa está no primeiro ano de atividade.
- Registre o mês do excesso, seu percentual e a data efetiva do impedimento.
- Revise PGDAS-D, documentos fiscais e parametrização a partir dessa data.
- Apure o ICMS conforme a legislação aplicável e confira guia, vencimento e obrigações acessórias de cada UF envolvida.
- Analise eventuais créditos com documentação e fundamento específicos, sem presumir direito ao crédito de combustível.
- Revise os efeitos de mudanças normativas para 2027 antes de projetar o ano seguinte.
Antecipar essa conferência ajuda a transportadora a organizar documentos e caixa para a mudança. A GR pode apoiar a análise do enquadramento e da apuração conforme a realidade de cada operação.
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Perguntas frequentes
Passar de R$ 3,6 milhões tira a empresa do Simples Nacional?
Não necessariamente. O excesso pode impedir o recolhimento de ICMS e ISS dentro do Simples a partir da data definida em lei, enquanto a empresa permanece no regime se ainda cumprir os requisitos para isso.
O ICMS sai do DAS no mês em que a receita passa de R$ 3,6 milhões?
Não automaticamente. Para empresa fora do ano de abertura, o excesso de até 20% produz efeitos no ano seguinte; acima de 20%, a partir do mês seguinte ao excesso. No ano de início, há limite proporcional e regra própria para os efeitos.
