CIOT: Guia Prático para Transportadoras Evitarem Multas

A rotina das transportadoras é, quase sempre, um jogo de detalhes e prazos apertados. Cada operação, cada carga, envolve regras e documentos. Entre eles, um dos que mais gera dúvidas e inseguranças no setor de transporte rodoviário de cargas: o CIOT. Aliás, basta perguntar numa roda de caminhoneiros ou donos de transportadoras, praticamente todos já ouviram ou falaram sobre esse código. Mas o que, de fato, está em risco quando ele é ignorado ou preenchido errado? Quais práticas realmente evitam multas?

Este guia, elaborado em sintonia com a experiência da equipe da GR Assessoria Contábil e Tributária, mostra o que precisa ser feito na prática para que o CIOT nunca seja um problema. Com explicações claras, caminhos comprovados e exemplos do dia a dia, você vai entender como transformar o cumprimento dessa obrigação em uma aliada da regularidade e dos resultados da sua empresa de transporte.

O que é o CIOT e qual seu papel no transporte de cargas

CIOT é a sigla para Código Identificador da Operação de Transporte. Na essência, trata-se de um número gerado eletronicamente, cuja principal função é registrar e acompanhar o pagamento do frete ao transportador, seja ele autônomo, equiparado ou empresa de transporte. Criado para dar transparência e legalidade às operações, tornou-se obrigatório sob a Resolução ANTT nº 5.862/2019.

“Sem o código, a viagem de carga corre o risco de terminar em multa pesada.”

O CIOT é peça-chave para combater práticas irregulares, inibir descaminhos financeiros e garantir aos motoristas e empresas o pagamento correto do frete, além de atender pontos exigidos pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).

Por que é preciso gerar o código em cada operação?

Em resumo: a lei exige, e a fiscalização é ativa. Sempre que o pagamento do frete for feito a Transportador Autônomo de Cargas (TAC), TAC-equiparado ou a empresa de transporte contratada, o contratante tem a obrigação de gerar o código antes da viagem se iniciar.

Para ficar mais claro, veja situações em que o número deve estar presente:

• Contratação de TAC (autônomo): o CIOT é sempre gerado.
• Empresa de transporte subcontrata autônomo: também precisa ser emitido.
• Terceirização parcial da frota (carga dividida entre autônomos e empresas): cada pagamento específico a TAC exige a criação de um novo código.

Há exceções para transportadoras contratadas que realizem a carga em veículos próprios ou para transporte de carga própria, mas o mais comum é mesmo a necessidade da emissão para qualquer terceiro transportador contratado.

Obrigatoriedade, sujeitos e momentos para emissão

Nem sempre é simples identificar quem, afinal, responde pela geração. O contratante do frete (quem paga a operação de transporte) responde pela geração do CIOT. Em operações de subcontratação, a empresa transportadora que terceiriza, e paga o autônomo, vira a responsável.

Em resumo, a lista de quem precisa emitir inclui:

• Embarcadores (quando contratam TAC).
• Transportadoras (ao repassar para TAC ou TAC-equiparado).
• Empresas de logística ou cooperativas (nos casos de gestão de frota terceirizada).

“Sempre que o pagamento vai direto ao transportador autônomo, nasce a obrigação de gerar o código.”

É importante ressaltar: mesmo que a carga seja depois subcontratada, cada pagamento a um TAC gera um novo documento. Ignorar esse ciclo quase sempre termina em problemas.

Quando e como o CIOT precisa ser gerado

O passo a passo tem pontos importantes que evitam deslizes. O primeiro é o momento de geração: o código precisa ser criado antes do início efetivo da viagem, preferencialmente assim que a contratação do frete é firmada e o pagamento for acordado.

O processo ocorre por sistemas eletrônicos, integrados, das chamadas Instituições de Pagamento Eletrônico de Frete (IPEF), que são homologadas pela ANTT. O contratante acessa a plataforma, insere os dados da operação e, imediatamente, recebe o número gerado. Esses mesmos dados vão compor a documentação do frete (CTe, MDF-e, etc.).

Principais modalidades de CIOT

Existem basicamente dois tipos, conhecidos como:

• CIOT para cada viagem: emitido para operações pontuais, ou seja, atinge uma viagem específica.
• CIOT para viagem contínua: utilizado quando o contratante faz pagamentos recorrentes ao mesmo TAC, para prestação de serviço em prazo determinado (geralmente, contratos de fidelidade ou fretamento continuado).

Na prática, o modelo por viagem é o mais utilizado pelas transportadoras, quase sempre que se fala em emissão do código, trata-se deste caso tradicional.

Como autônomos, subcontratações e cooperativas lidam com o código

Agora, complicando um pouco mais: o que muda quando há subcontratação? E se o motorista faz parte de uma cooperativa?

• Subcontratações: toda vez que a empresa intermediária faz o pagamento a outro transportador (TAC ou TAC-equiparado), ela é a responsável pela geração do novo código.
• Cooperativas e Empresas equiparadas: se recebem para repassar aos cooperados, devem emitir um CIOT para cada repasse ao autônomo associado.
• TAC-PJ (Pessoa Jurídica): em regra, o pagamento do frete diretamente ao TAC-PJ exige o registro da operação e a formalização via código, tal como ocorre para autônomos pessoa física.

O segredo é enxergar o CIOT como um comprovante digital do pagamento regularizado do frete. Cada vez que houver trânsito de dinheiro a um transportador, o número tem que ser gerado.

Documentação que precisa estar em ordem

Para emitir o CIOT, é necessário reunir e inserir dados muito objetivos no sistema da instituição homologada. Alguns deles são:

• Identificação do pagador e recebedor do frete (razão social, CNPJ/CPF).
• Dados do contratante e do contratado.
• Placas dos veículos envolvidos.
• Informações sobre a carga (origem, destino, natureza).
• Valor e forma de pagamento do frete.
• Dados bancários do transportador.
• Previsão de roteiro e datas.

Pode parecer muito, mas com um sistema digital bem ajustado, preencher essas informações torna-se uma rotina rápida. Muitas transportadoras contam com o apoio de assessorias especializadas como a GR Assessoria Contábil e Tributária para ajustar o processo e evitar brechas.

Passo a passo de emissão: praticidade e integração

1. Acesse a plataforma da instituição homologada pela ANTT (como os sistemas das IPEF).
2. Inclua todos os dados da operação (contratante, contratado, carga, valor do frete, rota, placas dos veículos).
3. Informe as condições de pagamento do frete ao TAC (como será feito, quando e em que parcelas, se for o caso).
4. O sistema gera automaticamente o código (uma sequência alfanumérica exclusiva para a operação).
5. Insira o número CIOT nos demais documentos da operação (CTe, MDF-e, comprovante de pagamento, etc.).
6. Mantenha o registro digital e/ou físico disponível para possíveis fiscalizações durante o transporte ou auditorias posteriores.

É bom lembrar: se a empresa utiliza sistemas integrados de gestão de transporte (TMS), boa parte desses passos acontece de modo quase automático, reduzindo erros humanos.

Fiscalização, ANTT e relação com outras obrigações

A fiscalização sobre o cumprimento dessas regras está longe de ser ameaçadora apenas no papel. De acordo com a norma de infrações e penalidades da ANTT, a atuação dos fiscais inclui análise da documentação física e digital, cruzando dados em tempo real por meio dos sistemas integrados e das paradas em postos de controle rodoviário.

Outro ponto relevante é a relação com obrigações paralelas, especialmente o Vale-Pedágio Obrigatório (VPO) e o Frete Eletrônico. Veja como a engrenagem funciona:

• O Frete Eletrônico exige pagamento rastreável, através de instituição autorizada, e emissão do número do CIOT, as obrigações caminham lado a lado.
• O Vale-Pedágio não pode estar embutido no valor do frete e exige comprovação do pagamento, vinculado ao código da operação.
• Os dados do CIOT, do CTe/MDF-e e do VPO aparecem nos bancos de dados da ANTT, cruzando informações para detectar eventuais infrações ou fraudes.

Descuidos mínimos costumam ser rapidamente identificados pelas ferramentas eletrônicas, seja pela ausência do código, por duplicidade ou por inconsistência de valores, motivo pelo qual a assessoria contábil entra como aliada nesse controle.

Penalidades e consequências da ausência de CIOT válido

Transmitir “sem CIOT” é sinônimo de dor de cabeça para empresas, motoristas e até cooperativas. As multas são pesadas e aplicadas de acordo com a natureza de cada irregularidade, como previsto na Resolução ANTT nº 5.862/2019 e pela própria Lei nº 11.442/2007:

• Multa por transporte sem CIOT: valores podem variar de acordo com a quantidade de viagens não registradas, início de viagem antes da geração do código e até mesmo omissão de dados relevantes.
• Autuações pela falta de informações corretas nos documentos de transporte (CTe e MDF-e).
• Inabilitação para contratar ou prestar serviços à Administração Pública.
• Suspensão do registro da transportadora no RNTRC por reincidência.

“Os riscos de transportar carga sem CIOT são reais e custosos para o bolso e para a imagem da empresa.”

Além do prejuízo imediato, uma autuação pode gerar investigações posteriores, impactando a regularidade fiscal, tributária e até trabalhista da transportadora.

Vantagens para a gestão fiscal e logística da transportadora

Manter seu CIOT em dia não é apenas cumprir uma burocracia. Os benefícios vão além da prevenção de multas e englobam avanços na estrutura organizacional da empresa:

• Registro automatizado das viagens e pagamentos, facilita auditorias internas e prestações de contas.
• Facilidade para comprovação de despesas e receitas, impacta positivamente em planejamentos tributários e gestão financeira responsável.
• Rastreamento eficiente de todos os fretes, minimiza custos ocultos e riscos por perdas de informações.
• Capacidade de identificar padrões e gargalos no fluxo de cargas e pagamentos.
• Padronização de processos e atuação mais transparente diante do mercado e de clientes parceiros.

Pode soar como um detalhe, mas ter todos os códigos arquivados e relatórios próprios é uma forma de reforçar a confiança junto a auditorias, bancos e fornecedores. Muitas transportadoras só percebem esse valor quando a regularidade é colocada em xeque.

Dicas e melhores práticas para não errar no CIOT

1. Treine sua equipe: todos os envolvidos no setor operacional e financeiro precisam entender o que é o CIOT e como emiti-lo corretamente.
2. Inclua o processo no fluxo padrão: a emissão do código deve ser parte inseparável do procedimento de contratação e pagamento de qualquer frete.
3. Integre sistemas: soluções digitais reduzam erros manuais e facilitam acompanhamento das operações.
4. Estoque e arquive tudo: mantenha registros digitais e backups das operações, dados e recibos vinculados a cada código gerado.
5. Esteja atento às regras: revise periodicamente as atualizações na legislação da ANTT e garanta o alinhamento das rotinas.
6. Confie em assessoria especializada: consultorias experientes, como a GR Assessoria Contábil e Tributária, agilizam ajustes e evitam surpresas caras.

Casos práticos: o que pode dar errado e como agir

Imagine a seguinte situação: uma transportadora realiza diversas viagens terceirizadas, mas esquece de emitir o CIOT em algumas delas. Durante uma blitz da ANTT, os agentes percebem a ausência do número em parte dos documentos. Resultado? Multa na hora, retenção do veículo e, em alguns casos, bloqueio do registro da empresa até a regularização.

Outra história comum envolve pequenas empresas que pagam o valor do frete ao motorista em dinheiro vivo, sem passar por sistema eletrônico homologado e sem registro do CIOT. O risco não está apenas na infração administrativa, mas também no campo tributário e trabalhista. É nessa hora que o apoio especializado pode fazer a diferença: orientação, revisão dos procedimentos, regularização e, quando necessário, defesa administrativa.

Na maioria dos casos, os problemas poderiam ser evitados se todas as viagens fossem registradas e acompanhadas digitalmente. Sistemas práticos e suporte constante previnem descuidos que custam caro e atrapalham todo o fluxo de trabalho.

“Mais do que evitar multas, gerar o CIOT é garantir tranquilidade para rodar por qualquer rota do Brasil.”

O futuro do CIOT e o papel do acompanhamento contábil

A cada ano, a ANTT aprimora o cruzamento de informações, aprimorando o acompanhamento e a fiscalização eletrônica das operações de transporte. A tendência é que, em pouco tempo, todos os elos da cadeia estejam ainda mais integrados, com dados do CIOT automatizados e consultas instantâneas aos sistemas públicos e privados.

Manter a regularidade passará a ser quase automático para transportadoras organizadas, mas também aumentam as exigências de atualização e precisão. Daí a importância de buscar parcerias estratégicas que ajudem a alinhar tecnologia, processos e legislação.

A experiência da GR Assessoria Contábil e Tributária comprova: transportadoras que investem em controle organizacional e acompanhamento especializado tendem a simplificar sua rotina, evitar autuações e tornar sua gestão muito mais segura.

Conclusão: viajar bem é viajar regularizado

O CIOT deixou de ser uma novidade e virou rotina obrigatória para quem transporta cargas no Brasil. Mais do que evitar multas, seguir corretamente todo o processo do código identificador é proteger o caixa, a reputação e até as oportunidades da sua empresa na logística nacional.

Não se arrisque no escuro: busque sempre atualização de informações, adote sistemas confiáveis e conte com especialistas para deixar sua transportadora livre de dúvidas e autuações. A equipe da GR Assessoria Contábil e Tributária apoia diariamente empresas de todo o Brasil a organizar, revisar e automatizar o processo de geração do código em todas as suas modalidades, torne a sua rotina mais leve e seus resultados mais consistentes.

Tem dúvidas, precisa de suporte imediato ou quer organizar sua gestão de forma mais estruturada? Fale agora mesmo com um especialista da GR Assessoria Contábil e Tributária e transforme o CIOT de obstáculo em diferencial para o crescimento da sua transportadora.

Perguntas frequentes sobre CIOT

O que é o CIOT e para que serve?

CIOT significa Código Identificador da Operação de Transporte. Serve para registrar, de forma digital e obrigatória, cada pagamento de frete feito a transportadores autônomos, cooperados ou equiparados, detalhando os dados de quem contratou, quem transporta, valores, rota e veículo. Ajuda a garantir que o pagamento ocorra corretamente, combate irregularidades e dá mais transparência ao setor, como detalhado pela ANTT.

Como emitir o CIOT corretamente?

A emissão deve ser feita pelo contratante do frete, antes do início da viagem, por meio de plataformas homologadas pela ANTT (Instituição de Pagamento Eletrônico de Frete). É necessário informar dados do contratante, contratado, veículo, valor e condições do pagamento. O próprio sistema gera o código, que deve ser incluído nos demais documentos de transporte e mantido arquivado para possíveis fiscalizações.

Quais multas podem ser evitadas com CIOT?

O uso correto do código evita multas por não registro do pagamento eletrônico de frete, por iniciar viagem antes da geração do número ou por omissão de dados obrigatórios. As penalidades estão previstas na Resolução ANTT nº 5.862/2019 e podem resultar em valores elevados, retenção de veículos e até suspensão do registro da empresa, dependendo da reincidência. Ele também previne problemas na comprovação fiscal e tributária dos pagamentos.

Quem precisa fazer o cadastro do CIOT?

Todo contratante do frete pago a transportador autônomo de cargas (TAC), TAC-equiparado ou cooperado precisa registrar a operação e gerar o CIOT. Ou seja, embarcadores, transportadoras que subcontratam TAC, cooperativas e empresas de logística que terceirizam parte do transporte estão incluídos na obrigatoriedade.

Quais documentos são necessários para obter CIOT?

São necessários documentos de identificação do contratante e do transportador (CNPJ/CPF, razão social, RNTRC), documentação do veículo (placa, CRLV), detalhes da carga (origem, destino, rota, tipo), além de informações bancárias e o valor acordado do frete. O sistema da instituição homologada solicita esses dados no momento da emissão.